La implementación y la migración de datos a un nuevo Sistema
Todos los proyectos de implementación de Sistemas de Información Empresariales (ERP) pasan por un proceso de migración de datos desde su actual sistema al nuevo. Pero esta migración no puede ser tal cual, ya que se podría estar trasladando definiciones y datos que tienen problemas y no reflejan las necesidades de control y medición del negocio; más aún, no se aprovecharía las ventajas que ofrece el nuevo sistema.
Implementar un nuevo sistema brinda una buena oportunidad para revisar las definiciones en función del negocio y realizar una limpieza de datos, ya que el no hacerlo puede dejar sin sentido la inversión realizada. Es importante entender que los nuevos Sistemas Empresariales globales traen lo que se denomina “mejoras prácticas”, que implican la implementación de procesos y controles para obtener eficiencias de calidad, tiempo, orden y estandarización.
En muchos procesos de implementación las empresas se concentran en migrar los datos tal como están y solo se valida que éstos cumplan con los formatos entregados por el proveedor. Esto es un grave error ya que los datos (como el plan de cuentas contable, los centros de costo, los maestro de artículos, clientes y proveedores, entre otros) deben reflejar las verdaderas necesidades de análisis del negocio. Cada módulo de un Sistema de Información Empresarial tiene sus propias configuraciones y definiciones que deben sincronizarse entre sí para obtener el resultado esperado.
Si bien hay definiciones estándares que pueden ser generales y aplicadas a empresas del mismo giro de negocio, cada empresa tendrá sus propias definiciones pues cada una tiene su propia casuística que la diferencia de otras empresas, siendo allí donde las empresas encuentran su ventaja competitiva.
Las definiciones y la preparación de los datos no dependen principalmente del Sistema de Información Empresarial elegido. Es importante tener el consideración que esta labor se debe empezar antes del inicio de la implementación del sistema, siendo recomendable que en este proceso participe un Asesor Externo que ayude a la empresa con la visión de negocio, el alcance del sistema, definir qué es practico hacer (y que se pueda llevar a la realidad, ya que muchas veces no se tiene claro si el sistema permitirá hacerlo), en que módulo hacerlo, qué nivel de detalle se podrá llevar a la práctica, entre otros.
