CTS, gratificaciones y vacaciones pueden calcularse correctamente en teoría. El verdadero riesgo puede estar en la información que alimenta el cálculo.
Cuando una empresa detecta un error en el cálculo de un beneficio social, normalmente busca la causa en la fórmula.
¿Se aplicó correctamente?
¿Se consideró el concepto adecuado?
¿Se tomó el período correcto?
Son preguntas necesarias.
Pero existe otra que muchas veces queda fuera del análisis:
¿La información que utilizamos para realizar el cálculo era realmente correcta y estaba completa?
Porque una fórmula puede funcionar perfectamente y aun así producir un resultado incorrecto.
El cálculo puede estar bien. El proceso puede estar mal
Piense en una empresa que gestiona sus beneficios sociales utilizando diferentes fuentes de información.
La planilla contiene la remuneración.
Un Excel controla conceptos variables.
Otro archivo registra vacaciones.
Otro concentra incidencias.
Y, antes de cerrar, alguien debe consolidar toda esa información.
En apariencia, cada tarea puede estar bajo control.
Pero cada traslado, copia, actualización o revisión manual introduce un nuevo punto de riesgo.
El problema ya no está solamente en calcular. Está en llegar correctamente al cálculo.
Un error puede comenzar mucho antes de la fórmula
Imagine, por ejemplo, que un concepto que debe ser considerado para determinado beneficio no fue identificado o trasladado correctamente.
La persona responsable ejecuta el cálculo.
La fórmula funciona.
El sistema devuelve un resultado.
Todo parece correcto.
Pero el resultado partió de información incompleta.
Y ahí aparece una de las situaciones más difíciles de detectar en una gestión de planillas:
Un cálculo técnicamente correcto puede producir un resultado incorrecto cuando los datos que lo alimentan no son confiables.
Esto puede ocurrir con CTS, gratificaciones, vacaciones y otros procesos que requieren información proveniente de diferentes fuentes.
Entonces, ¿dónde está realmente el riesgo?
No necesariamente en el conocimiento del equipo.
Tampoco necesariamente en la fórmula.
Puede estar en los procesos paralelos que existen alrededor del sistema de planillas.
Cuantos más archivos, controles manuales, cruces de información y validaciones se necesitan para llegar al resultado final, mayor es la dependencia de que cada paso se ejecute correctamente.
Y eso plantea una pregunta incómoda:
¿Su empresa realmente tiene un sistema de planillas o tiene un sistema que necesita de varios procesos paralelos para poder funcionar?
El Excel puede estar ocultando el verdadero problema
Excel no es el problema.
Es una herramienta útil y necesaria para muchas actividades.
El problema aparece cuando deja de ser una herramienta complementaria y se convierte en una pieza indispensable para que el proceso de planillas pueda completarse.
Si para calcular beneficios sociales su equipo necesita combinar:
Sistema de planillas + Excel + controles manuales + validaciones + revisiones + correcciones,
quizás el verdadero riesgo no esté donde normalmente lo están buscando.
¿Cómo saber dónde están los puntos vulnerables?
Hemos preparado una guía práctica para ayudarlo a identificar los puntos de riesgo que pueden aparecer en el proceso de cálculo de:
- CTS
- Gratificaciones
- Vacaciones
La guía incluye casos prácticos para entender cómo un error puede originarse antes de que siquiera comience el cálculo y cómo los procesos paralelos pueden aumentar la posibilidad de reprocesos y errores.
