No funciona el sistema ERP.

No funciona el sistema ERP.

Es muy común escuchar esta frase en las empresas que acaban de implementar un nuevo sistema ERP y, en algunas ocasiones, puede ser verdad. Pero me atrevería a decir que la mayoría de las veces no es así, pues se tiende a generalizar de esa manera problemas en la implementación de un nuevo sistema ERP.

Un sistema funciona bien siempre y cuando “cuatro patas sostengan bien la mesa”.

Estas patas son:

1. Usuarios: bien entrenados y que estén predispuestos al cambio, pues un nuevo sistema siempre implica cambios en la empresa, nuevas formas de hacer las cosas, lo que para algunos usuarios será muy beneficioso y para otros no tanto. El resultado será que los mejores resultados obtenidos, tanto en menores tiempos como en la calidad de la información, permitan realizar un mejor análisis y tomar decisiones acertadas.
2. Calidad de datos: aunque parezca fácil y obvio, no lo es. En más del 90% de las implementaciones los datos iniciales tienen errores que luego son arrastrados al nuevo sistema, lo que los usuarios muchas veces confunden como errores del sistema. En toda implementación de un nuevo sistema es fundamental que se invierta el tiempo necesario para realizar la revisión de los datos a cargar al sistema.
3. Procesos: por lo general todo sistema nuevo trae sus propios procesos o “mejores prácticas”. Con ellos, cada empresa debe adaptarlos con los implementadores para que faciliten el trabajo en conjunto y, una vez definidos, que sean respetados por todos los usuarios involucrados. La disciplina es parte del éxito de una implementación.
4. El Sistema: si un sistema presenta fallas (errores de programación, de configuración o de uso) no cumplirá los objetivos por los cuales la empresa lo compró. Estas fallas pueden deberse a que el implementador no tiene la experiencia o el suficiente conocimiento para implementarlo, así como a problemas del sistema en su adaptación a legislación del país. Es posible que esto suceda y para eso es muy importante la selección tanto de un buen sistema como de un implementador adecuados para su empresa. No todos los sistemas son iguales y no todos los implementadores tienen la experiencia suficiente para implementarlo correctamente. La clave del éxito está en la selección del mejor sistema y del mejor implementador para su empresa.

Como puede ver, la frase “el sistema no funciona” se puede deber a uno de estos cuatro puntos, o la combinación de algunos de ellos. Es fácil decir “el sistema no funciona”, pero hay que precisar en qué pata o patas está el problema. En nuestra experiencia, a la cuarta “pata” es a la que normalmente se le echa la culpa, pero en la mayoría de casos el problema no radica en ella.