HURPAY, 100% digital (cero papel)
Los sistemas de información empresarial tienden a cero impresión en papel, en el pasado la única manera de revisar un reporte o tener el sustento de un documento legal como una boleta de pago o un certificado era tenerlo impreso, pero como todos sabemos archivar un documento en papel se corre el riesgo que este se deteriore o pierda, hoy la tecnología y las leyes están haciendo viable que todos esos documentos se almacenen digitalmente lo cual garantiza su integridad y fácil acceso.
Es por eso que hoy una boleta de pago puede ser enviada a un trabajador a su dirección de correo electrónico previamente registrada en la empresa (la misma que es la que se reporta en el TRegistro Sunat), en donde el trabajador hace un acuse de recibo de la misma, la trazabilidad de la boleta de pago desde su generación, envío, apertura y archivo (por 5 años) queda en el sistema para su posterior consulta o sustento de pago, cumpliendo con lo que la ley indica.
Así como la boleta de pago sucede lo mismo con otros documentos como son: certificado de quinta, liquidación de CTS, comprobante de utilidades, certificado de trabajo y carta de libre disponibilidad.
Sin embargo hay otros documentos que además requieren una firma electrónica como los contratos de trabajo que no solo sustentan un pago, si no que son documentos que deben registrar la voluntad manifiesta de las partes, hoy legalmente un contrato de trabajo puede ser firmado electrónicamente (Informe N° 75-2019-MTPE/2/14.1) si cumple con los siguientes requisitos:
- Se pueda identificar al firmante y vincularlo con el documento suscrito, garantizando la autenticidad del mismo; y,
- Se preserve la integridad del documento electrónico, detectando cualquier modificación o alteración posterior (inalterabilidad)
Hurpay, es 100% digital, generando, seguimiento y archivo de todos los documentos que se puedan generar o archivar en todo el proceso de gestión trabajadores y calculo de nómina y post nómina, entre las funcionalidades que se encuentran ya disponibles esta:
- Generación de todo tipo de documentos personales o de empresa, utilizando la combinación de datos y documentos MS Word, los documentos son archivados en las fichas del trabajador o parientes.
- Generación, renovación, prorrogas de contratos de trabajo utilizando la combinación de datos y documentos MS Word por tipo y modalidades de contrato, los contratos o prórrogas se archivan en la ficha de cada contrato, cabe indicar que Hurpay cuenta con alertas y reportes de vencimiento de contratos.
- Generación, envío, acuse de recibo y archivo de documentos como: boleta de pago, certificado de quinta, liquidación de CTS, comprobante de utilidades, certificado de trabajo y carta de libre disponibilidad.
- Registro y archivo de documentos NO generados por Hurpay como: certificados de estudios en profesiones, sentencias judiciales en descuentos judiciales, certificados de trabajo anteriores, curriculums vitae en documentos personales o de empresa de cada trabajador, certificados médicos en licencias de trabajo, entre otros.
Hurpay cuenta con consultas de seguimiento de documentos, envío y reenvío de los documentos por correo electrónico, envío de notificaciones por el sistema propio de Hurpay que sustenta los documentos enviados y recibidos por los trabajadores, todos estos documentos son accesibles por los usuarios Hurpay, y también por los jefes inmediatos y los mismos trabajadores a través del portal “Trabajador 360” del trabajador desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet e incluso smartphones ya que todas las pantallas son responsive adaptándose al tamaño de la pantalla.
Hurpay es 100% nube, hoy 100% digital.
