Cómo saber si su empresa está lista para implementar un nuevo sistema.
Cuando nos encontramos con usuarios que están por empezar un proyecto de implementación de un sistema ERP y nos dicen que los implementadores vengan a trabajar mientras ellos siguen haciendo su trabajo, o si preguntan si las reuniones de implementación pueden ser al final del día, o piden que el contrato “no” indique que los usuarios tienen que dedicarle un X número de horas mínimo al proyecto, todo eso es un indicativo que los usuarios no están dispuestos a asignar tiempo al proyecto o que el proyecto no es importante para ellos, pues piensan que los implementadores harán funcionar los sistemas mientras ellos miran y aprueban las tareas que realiza el implementador.
Los procesos de implementación toman unas cuentas semanas o meses (según lo que se tenga que implementar) y tienen actividades prestablecidas, con tiempos, responsables y metas que cumplir y siempre con el compromiso y participación activa de los usuarios y líderes de proyecto, pues “los sistemas no se implementan solos” y son los usuarios que con la dirección, capacitación, configuración y soporte de los implementadores deberán cumplir el cronograma al pie de la letra.
Los temas que se tienen que validar antes de empezar la implementación de un sistema son:
- Conseguir el compromiso de los usuarios (y deben ser los mejores usuarios de la empresa) y líderes del proyecto por parte del cliente y por parte del implementador (éste será el equipo de trabajo).
- Tener un plan y un cronograma de implementación conocidos al detalle por el equipo de trabajo, allí se definen los responsables y las fechas a cumplir.
- Validar que los datos estén listos (como: maestros, tablas auxiliares, saldos iniciales) en los formatos requeridos para cargarse al nuevo sistema.
- Revisar los procesos, lo cual debe empezar desde las sesiones de demostración. Es importante contemplar que el sistema propondrá nuevos procesos y evaluar cómo éstos se adaptarán a la empresa.
El éxito de un proyecto de implementación de sistemas radica en entender que éstos requieren el compromiso de todos los involucrados (en especial de la Gerencia General de la empresa), asignándoles tiempo, cumpliendo las fechas de entrega y colocando el mejor personal que cuente la empresa en el equipo de trabajo.
